Genel Bilgiler

Arşiv Hizmetleri

E-posta: [email protected] / Dahili: 1915

Daire Başkanlığımız bünyesinde kurulan Üniversite Arşivi, üniversitemizin kurumsal yapısının işleyişi ve muhafazası amacı ile üretilen, oluşturulan belgelerin ilgili mevzuatlara uygun olarak dosyalama, erişilebilir olarak saklama ve imha faaliyetlerini yürütmektedir.

Arşiv hizmetlerinde arşivcilik alanında yetişmiş personel altyapısı ile “Arşiv bir milletin hafızasıdır” ilkesinden hareket ederek, üniversitenin kuruluşundan itibaren geleceğe taşınması gereken tüm arşivlik belgeler sistem içerisine dahil edilecektir. Böylece hem geçmişe yönelik bilgi ve belgeler korunmuş hem de “Yaşayan bir arşiv” oluşturulmuş olacaktır.

Arşiv iş ve işlemleri iki ayrı kategoride yürütülmektedir.

Kurum Arşivi:

Üniversite arşivi, kurum bünyesinde üretilen ve iş akış süreçlerinde kullanılan belgeler Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS)’ne elektronik olarak saklanmaktadır. Basılı olarak üretilen ve saklanması gereken evraklar ilgili birimler bünyesinde tutulmaktadır. Arşiv otomasyon programının alımı ile EBYS entegrasyonu da yapılacak ve basılı belgeler de dahil dosyalama, saklama, ayıklama ve imha süreçleri program üzerinden yürütülecektir. Sistem kurulumu sonrasında standart dosya planına göre devlet arşivlerine gönderilmesi veya arşiv komisyon kararı ile imha süreçleri yürütülecektir.

Sınav Arşivi:

Üniversitemizin tüm akademik birimlerinde yapılan sınavların sınav zarfları Kurum Arşiv Hizmetleri Ofisine teslim edildikten sonra sisteme girişleri yapılmaktadır. Saklama, imha, ayıklama çalışmaları Kurum Arşivi bünyesinde gerçekleşmektedir. Böylece akademik birimlerin arşivle ilgili iş yükü büyük oranda azalmıştır. Sınav Arşivimiz Kuzey Kampüs te E Blok ta ayrı olarak tutulmaktadır